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Les

Conseils


Au moins une fois par an, les copropriétaires doivent se réunir en assemblée générale notamment en vue de se prononcer, entre autres délibérations, sur les comptes de la copropriété et les éventuels travaux à réaliser. Organe essentiel de la copropriété, il est primordial d’en maîtriser les rouages. Que devez-vous savoir à ce sujet ?


Convoquer l’assemblée générale des copropriétaires

AG des copropriétaires : le pouvoir de décision ! L’assemblée générale (AG) des copropriétaires est l’organe dit « délibérant » de la copropriété : c’est dans ce cadre que sont prises les décisions relatives à la copropriété, ces décisions étant exécutées par le syndic, assisté et contrôlé dans cette gestion par le Conseil Syndical (CS).

Qui convoque cette AG ? Il vous revient, en qualité de syndic, de convoquer cette AG de votre propre initiative, au moins 1 fois par an, et en tout état de cause à chaque fois que vous l’estimez nécessaire. Mais vous n’êtes pas le seul à décider d’une telle convocation puisque :

  • le conseil syndical peut vous demander de convoquer une AG ;
  • cette convocation peut aussi être réclamée par des copropriétaires représentant au moins le ¼ des voix (sauf disposition contraire du règlement de copropriété) ;
  • le président du CS peut aussi convoquer lui-même une AG après une mise en demeure au syndic de le faire et restée infructueuse plus de 8 jours ;
  • le président du CS dispose également de cette prérogative lorsqu’il s’agit de convoquer une AG appelée à désigner un nouveau syndic en cas d’empêchement pour quelque cause que ce soit.

          Le saviez-vous ?

Tout copropriétaire conserve la possibilité de convoquer une AG sous réserve d’adresser une demande en ce sens au président du Tribunal de Grande Instance.

Qui est convoqué à cette AG ? Bien entendu, tous les copropriétaires doivent être convoqués à une AG, même s’ils ne sont pas directement concernés par les décisions à prendre. Voilà pour le principe, mais son application recèle parfois quelques complications en pratique…

Des précisions à connaître ! Dans certains cas, la désignation du copropriétaire convoqué mérite d’être précisée. Ainsi :

  • un mineur doit être représenté par son tuteur ou administrateur légal (il en est de même en présence d’un majeur dit « protégé », sous tutelle ou curatelle) ;
  • en cas d’indivision sur un lot (de même qu’en présence d’un lot dont la propriété est démembrée), les indivisaires doivent être représentés par un mandataire commun ;
  • en présence d’époux co-indivisaires, la convocation est adressée à l’un ou à l’autre, si aucun mandataire commun n’a été désigné par eux (par principe, un « mandat tacite » existe entre eux) ;
  • en cas de vente d’un lot, tant que la notification du transfert de propriété n’a pas été effectuée par le notaire, vous devez convoquer l’ancien propriétaire (ce dernier a la faculté de donner un pouvoir à l’acquéreur pour le représenter à l’AG, comme cela est souvent prévu dans les avant-contrats, si la vente n’est pas encore réalisée).

Comment sont convoqués les participants ? La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de réunion de l’AG (sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long). Par principe, cette convocation est faite :

  • par lettre recommandée avec AR ;
  • par remise de la convocation contre récépissé ou émargement.

Le saviez-vous ?

Depuis le 24 octobre 2015, vous pouvez désormais convoquer les copropriétaires par courriel. Mais attention : le consentement exprès du copropriétaire est requis et l’envoi par e-mail n’est possible que s’il a donné son accord lors de l’AG, par lettre recommandée avec AR ou par recommandé électronique (il peut aussi revenir ultérieurement sur sa décision suivant les mêmes modalités).

Un formalisme précis. La convocation doit préciser le lieu de la réunion, le jour et l’heure, et l’ordre du jour (à savoir les questions soumises à la délibération des copropriétaires). Si l’AG est appelée à se prononcer sur l’approbation des comptes, la convocation doit rappeler précisément les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété (état financier du syndicat des copropriétaires, compte de gestion général, projet de budget prévisionnel).

Pour les pièces justificatives de charges… Les copropriétaires doivent pouvoir prendre connaissance des pièces justificatives des charges, chaque année, avant la tenue de l’assemblée générale. Depuis le 1er avril 2016, pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes de l’exercice écoulé et la tenue de celle-ci, vous devez tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété (ce texte suffisamment imprécis incite à prendre ses précautions et à envisager un délai suffisamment long).

Où ? Vous devez fixer le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit au siège de votre entreprise, soit au lieu où vous assurez habituellement l'accueil des copropriétaires. Précisez, dans la convocation, le ou les jours et les heures auxquels cette consultation peut s'effectuer. Notez qu’une obligation s’impose à ce sujet pour les syndics professionnels : lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

Le saviez-vous ?

Les pièces justificatives qui doivent être tenues à la disposition des copropriétaires sont, soit des documents originaux, soit des copies (solution qui peut être à privilégier, par mesure de prudence), étant précisé que les copropriétaires peuvent obtenir une copie de ces pièces à leurs frais.

Sachez, en outre, que les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical. Ils peuvent également se faire accompagner de leur locataire ou autoriser ce dernier à consulter les pièces justificatives relatives aux charges récupérables, en ses lieu et place.

A noter. Dans l’hypothèse où l’AG est amenée à se prononcer sur la nomination d’un nouveau syndic, il faut procéder au préalable à un appel d’offres et à une mise en concurrence des contrats de syndic.


Animer l’assemblée générale des copropriétaires

Un formalisme à maîtriser ! La tenue d’une assemblée générale des copropriétaires nécessite, là encore, le respect d’un certain formalisme pour assurer la validité des décisions prises : signature d’une feuille de présence, pointage des mandats de représentation, etc.

Faire signer une feuille de présence. Une feuille de présence doit être dressée, indiquant l’identité et le domicile de chaque copropriétaire (le cas échéant, l’identité et le domicile du ou des mandataires), ainsi que le nombre de voix dont les copropriétaires disposent (sauf pour ceux participant à l’AG par visioconférence). Certifiée exacte par le Président de l’AG, elle constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle doit être conservée.

Conseil pratique. Si un copropriétaire arrive après le vote des premières résolutions ou part avant la fin de la réunion, faites mentionner au procès-verbal les heures d’arrivée et de départ et les votes des résolutions auxquels il a pris part, afin d’éviter toute contestation ultérieure.

Vérifier les mandats de représentation. Le copropriétaire peut se faire représenter par un mandataire de son choix (sauf le syndic, son conjoint et les membres de sa famille, ainsi que ses salariés et leurs proches), appartenant ou non au syndicat. Le mandat doit être obligatoirement établi par écrit, et dûment signé par le mandant. Il peut valablement faire état des votes souhaités sur les questions inscrites à l’ordre du jour.

A noter. Un copropriétaire peut recevoir plus de 3 délégations de vote si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix.

Subdéléguer un mandat de représentation ? Depuis le 25 novembre 2018, tout mandataire désigné peut expressément subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

A noter. Le mandataire ne peut pas voter à une question non inscrite à l’ordre du jour. Dans une telle hypothèse, le copropriétaire qu’il représente serait considéré comme « défaillant » et pourraient alors demander l’annulation du vote s’agissant de cette question.

Le saviez-vous ?

La pratique qui consiste à vous adresser des mandats « en blanc » en vous laissant le choix du ou des mandataires n’est pas valable. Par contre, vous pouvez donner ces pouvoirs au Président du Conseil Syndical ou, à défaut, au Président de séance qui les distribuera lui-même.

Au début de la réunion… L’AG des copropriétaires désigne son Président de séance et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Ces désignations font l’objet de votes dont le résultat figure au procès-verbal.

Le rôle du Président. Pour mémoire, il dirige la réunion, veille à la régularité des débats et signe les documents faisant preuve des conditions dans lesquelles les décisions sont prises (feuille de présence et procès-verbal). Les scrutateurs assistent le Président en dépouillant les votes sous son autorité (les votes à mains levées sont à réserver aux petites copropriétés) et approuvent le procès-verbal en apposant leurs signatures. En qualité de syndic, vous assurez le secrétariat et rédigez à ce titre le procès-verbal (sauf décision contraire de l’AG).

Voter les résolutions. Lors de l’AG, les copropriétaires vont être amenés à se prononcer sur les décisions à prendre, prévues à l’ordre du jour. A ce titre, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix déterminé par sa quote-part de propriété dans les parties communes de l’immeuble.

Conseil. Vérifiez que les tantièmes retenus pour déterminer les droits de vote correspondent à ceux qui ont été attribués dans le cadre de l’état descriptif de division, pour éviter toute contestation.

Vote par correspondance. La Loi Elan prévoit que les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l’AG, au moyen d’un formulaire. Les formulaires ne donnant aucun sens précis de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l’issue des débats en AG, ont évolué de manière substantielle. Notez qu’un Décret non encore paru à l’heure où nous rédigeons cet article précisera les modalités du vote par correspondance.

Le saviez-vous ?

Pour éviter les abus de majorité, dans l’hypothèse où un copropriétaire possède une quote-part de parties communes supérieure à 50 % des tantièmes totaux, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires de l’immeuble.


Participer à l’assemblée générale des copropriétaires par visioconférence

Une présence par visioconférence ? Les copropriétaires peuvent désormais participer à l’AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles modalités techniques ? Il revient à l’AG de décider des moyens et supports techniques qui doivent permettre aux copropriétaires de participer aux AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique.

Selon quelles garanties ? L’AG doit aussi décider de la nature des garanties requises permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. Notez que les supports retenus doivent, au moins, transmettre la voix des copropriétaires et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

A noter. Ces décisions sont prises sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. C’est le syndicat des copropriétaires qui en supporte les coûts.

Une visioconférence à anticiper ! Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence doit en informer par tout moyen le syndic 3 jours francs, au plus tard, avant la réunion de l’AG.

En cas de problèmes techniques… Le procès-verbal de l’AG doit préciser, le cas échéant, les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence de faire connaître son vote.


Clore l’assemblée générale des copropriétaires

Un procès-verbal… Les décisions prises au cours de chaque AG doivent faire l’objet d’un procès-verbal (PV) : c’est l’instrument de contrôle de la régularité des délibérations.

… au contenu précis. Le PV rappelle les conditions de la convocation, l’ordre du jour, et les documents joints à la convocation. Il mentionne, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le texte précis de la résolution soumise au vote, ainsi que le résultat de ce vote. Le nombre de voix ayant approuvé chaque résolution doit être indiqué : cela permet de vérifier plus facilement si la majorité requise a été atteinte.

Le saviez-vous ?

Le procès-verbal doit mentionner les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires au cours de l’AG sur la régularité des décisions.

… à signer. Le PV doit être signé à la fin de la séance par le Président, le secrétaire (vous, en qualité de syndic) et les scrutateurs. Il doit faire figurer les votes proclamés par l’AG. Inscrit sur un registre spécial ouvert à cet effet, il a force de preuve : le cas échéant, en cas de contestation, il appartient au copropriétaire contestataire d’apporter la preuve de son inexactitude.

… à notifier. Le PV doit être notifié à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants (absents non représentés) dans les 2 mois qui suivent la tenue de l’AG. L’envoi est fait selon les mêmes modalités que la convocation : par lettre recommandée avec AR ou, depuis le 24 octobre 2015 par mail.

Important ! Cette notification est importante, car elle fait courir le délai de 2 mois :

  • durant lequel les décisions peuvent être contestées par les ayant-droits ;
  • que vous devez respecter avant de faire exécuter les travaux votés (autres que les travaux d’entretien et hors cas d’urgence).


Assemblée générale des copropriétaires : et après ?

Un devoir d’information. Les décisions prises en assemblée générale des copropriétaires qui concernent les occupants de l’immeuble ont vocation à être communiquées à ces derniers. Pour les AG convoquées depuis le 1er avril 2016, voici comment vous devrez obligatoirement faire.

Quelles informations ? Sont visées les décisions prises par l’AG susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants, telles que :

  • les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques ;
  • les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

Attention. Des mesures spécifiques doivent être prises dans certains cas. Ainsi :

  • lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, vous devez rendre anonyme leur contenu ;
  • ne peuvent être portées à la connaissance des occupants les décisions de l'AG concernant une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat et les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté ;
  • en outre, une décision ayant pour effet le licenciement du gardien, concierge ou employé d'immeubles ne peut être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement.

Comment faire ? Cette information est réalisée, dans un délai de 3 mois après la tenue de l’AG, par un document affiché pendant 1 mois à l'emplacement prévu à cet effet s'il en existe un. A défaut, vous devez déposer ce document dans chacune des boîtes aux lettres.

A retenir

Sachez que vous pouvez désormais convoquer les copropriétaires par mail (sous conditions). Respectez les délais de convocation. Veillez au strict respect des règles de représentation. Reportez scrupuleusement les décisions prises lors de l’AG en ayant soin d’indiquer le nombre de voix ayant approuvé chaque résolution.

J'ai entendu dire



Sources

  • Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis (articles 22 et suivants)
  • Loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l'aménagement et du numérique (article 211)
  • Décret n°67-223 du 17 mars 1967 portant application de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
  • Loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové
  • Décret n° 2005-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis
  • Décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l'information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l'assemblée générale
  • Décret n° 2015-1907 du 30 décembre 2015 relatif aux modalités de mise à disposition des pièces justificatives des charges de copropriété
  • Décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l'accès des huissiers de justice aux parties communes d'immeubles
  • Article 1844 du Code Civil
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 12 janvier 2005, n° 03-14573 (mandat tacite entre époux)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 2 octobre 2012, n° 11-20596 (chaque époux a sa propre personnalité juridique)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 5 novembre 2015, n° 14-21846 (justification des tantièmes)
  • Arrêt de la Cour de cassation, 3ème chambre civile, du 8 septembre 2016, n° 15-23422 (vote du mandataire à une question non inscrite à l’ordre du jour)
  • Arrêt de la Cour de cassation, 3ème chambre civile, du 23 novembre 2017, n° 16-25125 (annexe des réserves au PV d’AG)
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