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Conseils


Suite à votre désignation comme syndic d’un immeuble en copropriété lors de la dernière assemblée générale, vous aurez plusieurs missions à votre charge, qui ont toutes trait à l’administration, la garde, l’entretien de l’immeuble. Missions pour lesquelles vous engagez votre responsabilité…


Syndic de copropriété : des missions différentes

1ère mission. Votre 1ère et principale mission est l’exécution du règlement de copropriété et des décisions de l’assemblée générale des copropriétaires. Vous devez à ce titre, au moins une fois par an, convoquer l’assemblée générale. Si vous ne respectez pas les décisions prises, vous mettez votre responsabilité en jeu et pouvez être révoqué.

2ème mission. Vous devez administrer l’immeuble. Ainsi, vous devez recouvrer les charges communes, vous occuper des dépenses courantes et de l’entretien de l’immeuble dont vous possédez également la mission de sauvegarde. A ce titre, lors de travaux urgents, vous devez informer immédiatement les copropriétaires et convoquer impérativement une assemblée générale.

Le saviez-vous ?

S’agissant du recouvrement des charges de copropriété qui restent impayées, il faut savoir que vous ne pouvez pas déléguer cette activité à un tiers (et notamment une société de recouvrement de créances) : vous devez donc mettre en œuvre personnellement les procédures et actions nécessaires à ce recouvrement puisque le syndicat des copropriétaires, représenté par son syndic, a seul qualité pour agir en recouvrement des charges de copropriété.

A titre d’exemple. Vous êtes tenu de faire exécuter la réglementation propre à la gestion des immeubles en informant l’assemblée générale des préconisations qu’elle rend obligatoire. C’est ainsi par exemple que des obligations d’information et de gestion s’imposent à vous au sujet de la réglementation des ascenseurs, du dispositif d’individualisation du système de chauffage, etc.

Sur ce dernier point… Vous devez obligatoirement faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question des travaux permettant de munir l'installation de chauffage d'un dispositif d'individualisation (accompagné des devis élaborés à cette occasion) lorsque l’immeuble est pourvu d’un chauffage commun et qu’il est soumis à l’obligation d’individualisation des frais de chauffage. Il est possible de déroger à cette obligation lorsque les travaux ont un coût trop élevé. Pour rappel, cette obligation d’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale est entrée en vigueur le 17 février 2016.

A noter. Vous devez communiquer, à la demande des fonctionnaires et agents chargés des contrôles du respect de cette obligation d’individualisation des frais de chauffage, dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la requête, l’ensemble des documents prouvant le respect de l’obligation ou les raisons justifiant de la dérogation à l’obligation. A défaut de respect de la réglementation, la sanction est une amende qui ne peut excéder 1 500 € par logement.

A noter bis. Notez qu’en ce qui concerne les installations de gaz et d’électricité, vous devez permettre leurs accès aux opérateurs des distributeurs de gaz naturel et d'électricité ainsi qu’aux opérateurs des sociétés agissant pour leur compte.

A noter ter. Vous n’êtes pas tenu de procéder au relevé des compteurs privatifs. Dès lors, si un copropriétaire est victime d’une surconsommation, il ne peut pas demander au syndic de l’indemniser.

3ème mission. Vous établissez le budget et la comptabilité de la copropriété. L’assemblée générale doit voter le budget prévu. Dans le cas d’une dépense prévue, vous devez (par lettre simple) informer chaque copropriétaire par un avis indiquant le montant de la provision exigible. Concernant la comptabilité, celle-ci doit être séparée pour chaque copropriétaire. Vous devez également constituer des provisions spéciales, au moins tous les 3 ans, pour faire face aux travaux dans les parties communes susceptibles d’être effectués, mais non encore votés.

4ème mission. Vous devez impérativement ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du conseil syndical sur lequel sont versées les sommes perçues par ce dernier.

5ème mission. Vous possédez une liste de tous les copropriétaires avec indication des lots. Vous conservez les procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que tous les documents comptables. C’est vous qui avez la garde du carnet d’entretien et des diagnostics techniques. Vous devez mettre ces documents à disposition et en délivrer des copies. Vous devez les communiquer dans les plus brefs délais.

          Le saviez-vous ?

Vous pouvez mettre en place un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés afin de permettre une mise à disposition plus rapide. L’assemblée générale peut décider de ne pas prévoir une telle possibilité.

6ème mission. En tant que syndic, vous devrez bientôt établir et tenir le carnet d’entretien de l’immeuble qui sera demandé lors de la vente d’un lot de copropriété. Ce document contiendra plusieurs informations, entre autres :

  • l’adresse de l’immeuble ;
  • l’identité du syndic ;
  • la référence des contrats d’assurance de l’immeuble souscrits par le syndicat ;
  • l’année des travaux importants ;
  • la référence des contrats d’assurance dommages-ouvrage souscrits par le syndicat ;
  • la référence des contrats d’entretien et de maintenance de l’immeuble ;
  • l’échéancier du programme des travaux décidés et votés.

Le saviez-vous ?

Sachez que, pour toutes les constructions neuves, dont le permis de construire a été déposé depuis le 1er janvier 2020, vous devez tenir un carnet numérique de suivi et d’entretien du logement. Il doit mentionner l'ensemble des informations utiles à la bonne utilisation, à l'entretien et à l'amélioration progressive de la performance énergétique du logement et des parties communes (lorsque le logement est soumis au statut de la copropriété).

Ce carnet numérique de suivi et d’entretien du logement sera obligatoire pour tous les logements faisant l’objet d’une mutation à compter du 1er janvier 2025.

Un Décret non encore publié à l’heure où nous rédigeons cette fiche doit préciser les modalités d’application du dispositif.

7ème mission. Dans le but de fournir aux pouvoirs publics des informations sur l’état des copropriétés en France, le syndic doit établir impérativement une fiche synthétique de la copropriété qui regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Il s’agit, en pratique, d’immatriculer sur un registre national les syndicats de copropriétaires des immeubles (affectés au moins partiellement à l’habitation), dont le syndic a la gestion. Cette obligation doit être remplie avant le :

  • 31 décembre 2016 s'il s'agit d'un immeuble d'habitation de plus de 200 lots ;
  • 31 décembre 2017 s'il s'agit d'un immeuble d'habitation de plus de 50 lots ;
  • 31 décembre 2018 s'il s'agit d'un autre immeuble.

8ème mission. Le cas échéant, vous assurez pour le compte du conseil syndical l’embauche et le congédiement du personnel affecté à l’immeuble géré.

Le saviez-vous ?

Le syndicat de copropriétaire peut souscrire un emprunt. Pour cela, l’assemblée générale doit voter à l’unanimité le principe de la souscription d’un prêt. Le syndicat est garanti en totalité, sans franchise et sans délai de carence, par un cautionnement solidaire après constat de la défaillance d'un copropriétaire bénéficiant de l'emprunt.

Notez que l’organisme de caution du prêt a accès à un fichier national (géré par la Banque de France) qui recense les informations sur les incidents de paiement et fournit un élément d'appréciation de la solvabilité des personnes qui sollicitent un crédit pour des besoins non professionnels.

Attention, l’organisme de caution ne peut consulter le fichier que pour les copropriétaires participant à l’emprunt.

Une obligation supplémentaire : la mise en place d’un extranet. Un syndic professionnel est tenu de mettre à disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (un « extranet ») aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés. Toutefois, il peut être dispensé de cette obligation par une décision des copropriétaires votées lors d’une AG. Cette décision doit être prise à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble. Notez que la Loi Elan prévoit qu’un Décret non encore publié à l’heure où nous rédigeons cet article listera les documents devant être accessibles sur l’extranet.


Syndic de copropriété : une pluralité de responsabilités

Responsabilité civile. Au titre de sa responsabilité civile, le syndic professionnel doit souscrire une assurance de responsabilité civile (même si ce n’est pas obligatoire pour un syndic non professionnel, cette souscription est fortement conseillée au syndic bénévole). Le syndic est responsable civilement envers le conseil syndical selon les règles du mandat. Il n’engage pas sa responsabilité si :

  • la décision fautive est ratifiée par l’assemblée générale ;
  • la prescription de 5 ans s’est écoulée ;
  • un reçu de quitus a été donné.

Autres responsabilités. Le syndic engage sa responsabilité délictuelle envers les copropriétaires et les tiers en cas de dommages causés dans sa gestion de la copropriété. Il peut également être responsable pénalement, notamment s’il commet un détournement de fonds.

A retenir

Pour bien gérer un immeuble en copropriété, un syndic de copropriété doit remplir plusieurs missions et notamment faire exécuter le règlement de copropriété ainsi que les décisions de l’assemblée générale.

J'ai entendu dire



Sources

  • Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
  • Loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l'aménagement et du numérique (articles 182 et 205)
  • Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
  • Loi n° 2015-992 du 17 août 2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte (articles 14, 23, 26, 27 et 29)
  • Loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové
  • Décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 relatif au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 6 février 1973, n° 71-13268 (quitus valant ratification)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 1er février 2005, n° 03-19787 (convocation impérative du syndic-travaux urgents)
  • Réponse ministérielle Arribagé, Assemblée Nationale, du 15 septembre 2015, n° 79285 (recouvrement charges impayées)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 8 octobre 2015, n° 14-19245 (recouvrement charges impayées)
  • Arrêt de la Cour de cassation, 3ème chambre civile, du 15 décembre 2016, n° 15-25305 (le syndic n’a pas à relever le compteur d’eau privatif)

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