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Les

Conseils


Tous les ans, l’assemblée générale des copropriétaires doit être convoquée pour statuer sur les comptes de la copropriété. Selon quelles modalités ?


Convocation à l’AG des copropriétaires : des modalités précises

Par courrier recommandé avec AR. La convocation à l’AG est au choix du syndic, envoyée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (AR) ou remise en main propre contre récépissé ou signature d’un bordereau. Les deux modes de convocation peuvent être utilisés pour une même AG.

Par mail ? Depuis le 24 octobre 2015, le syndic peut convoquer l'assemblée générale et en adresser les procès-verbaux aux copropriétaires par mail.

Accord du copropriétaire. Pour pouvoir convoquer par mail, le synidc doit recueillir l'accord préalable et écrit de chacun des copropriétaires qui sont prêts à l'accepter. Tout copropriétaire ne souhaitant pas opter pour ce mode d'envoi est donc libre de ne pas l'accepter. Cette autorisation est donnée :

  • soit au cours d'une assemblée générale de copropriété : dans ce cas, l'accord du copropriétaire est noté dans le procès-verbal d'assemblée générale ;
  • soit à tout moment, en écrivant au syndic et en lui adressant l’autorisation soit par lettre recommandée avec AR, soit par lettre recommandée électronique (LRE)

A noter. Ce choix n'engage pas le copropriétaire de manière définitive. Un copropriétaire ayant donné son accord peut en effet revenir sur sa décision à tout moment en écrivant au syndic pour l'informer qu'il ne souhaite plus recevoir de notifications par voie électronique.

A noter (bis). Les copropriétaires peuvent aussi adresser au syndic par mail les demandes qu'ils étaient tenus d'effectuer jusqu'à présent par courrier recommandé avec AR, et notamment leur demande de mettre une question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.


Convocation à l’AG des copropriétaires : un délai à respecter

21 jours. Sauf urgence, la convocation doit être notifiée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée. Le point de départ exact de ce délai peut toutefois différer selon le mode de convocation.

Concrètement. Voici ce qu’il faut savoir à ce propos :

  • si la convocation est adressée par LRAR, le point de départ est le lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire ;
  • si elle est remise en main propre, c’est la date de la signature qui détermine le point de départ de délai ; mais le jour de l’émargement ne compte pas : le délai commence donc à courir le lendemain de celui de la signature.

Et en matière de lettre recommandée électronique ? La question se pose en pratique du délai à prévoir avec une convocation par LRE, puisqu’en effet le destinataire dispose de 15 jours à compter du lendemain du jour où il a été informé de cet envoi pour l'accepter ou la refuser. Ainsi, si le copropriétaire tarde à récupérer sa lettre alors que le syndic a pourtant fait sa demande d'envoi de convocation par LRE dans les délais, il se peut que le copropriétaire récupère son courrier moins de 21 jours avant l'assemblée. Il ne devrait cependant pas pouvoir être reproché au syndic d'avoir fait sa demande trop tardivement puisque, d'après la Loi, le point de départ de la notification est le lendemain de l'envoi au copropriétaire du courrier l'informant qu'une LRE lui est parvenue, et que ce dernier doit donner son accord pour la recevoir.

A noter. Si le lieu de la réunion est modifié, le syndic doit en informer les copropriétaires au moins 21 jours à l’avance (ce qui nécessite une nouvelle convocation).

          Le saviez-vous ?

Un copropriétaire convoqué hors délai peut faire annuler l’AG en justice, sans avoir à justifier d’un préjudice particulier. Si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long, il doit être respecté ; à défaut, l’assemblée peut être annulée.

Un délai réduit ? Le délai peut être réduit en cas d’urgence, ce qui implique de ne pas respecter le délai de 21 jours, mais un délai suffisant. La Loi ne définit pas quand il y a urgence : c’est donc au syndic d’apprécier cette considération. Le délai, non défini non plus par la Loi, doit être suffisant pour permettre aux copropriétaires d’être informés de la date de l’assemblée. En cas de contestation, le litige est tranché par le juge. Le syndic n’a pas à justifier de l’urgence lorsqu’il envoie la convocation à l’assemblée ; cela peut être discuté lors de l’AG ou devant les juges, si la réunion est contestée.

Le saviez-vous ?

Une AG peut avoir lieu dès lors qu’elle a été demandée par au moins ¼ des voix des copropriétaires. A cette occasion, rien n’empêche un syndic de rajouter des questions à celles prévues par les copropriétaires.


Convocation à l’AG des copropriétaires : un contenu précis

Information essentielle. Elément essentiel de la convocation, l’ordre du jour comporte la liste des questions ou résolutions qui seront débattues et sur lesquelles les copropriétaires seront amenés à voter. L’ordre du jour doit être clair et précis, à peine d’annulation. Il doit également bien distinguer les questions qui seront abordées : en effet, chacune d’elles doit faire l’objet d’un vote distinct. Un vote global sur l’ensemble des questions ne serait pas valable. Toutefois, les Tribunaux acceptent parfois un vote global s’il existe un lien étroit entre les questions (exemple : résolution portant sur le renouvellement du syndic et sa rémunération).

Attention. L’AG ne peut pas voter sur une question qui ne figure pas à l’ordre du jour. Si l’ordre du jour prévoit uniquement par exemple l’approbation des comptes, l’AG ne peut pas voter aussi sur le quitus. Les Tribunaux annulent régulièrement les décisions prises sur des questions ne figurant pas à l’ordre du jour. En pratique, rien ne s’oppose à ce que des points non-inscrits à l’ordre du jour fassent l’objet d’échanges de vues, mais ils ne peuvent pas donner lieu à un vote. Si les copropriétaires souhaitent voter, la question devra être mise à l’ordre du jour d’une prochaine assemblée.

Qui fixe l’ordre du jour ? L’ordre du jour est fixé par le syndic, qui agit en concertation avec le Conseil syndical. Un copropriétaire peut aussi exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Le syndic doit rappeler cette possibilité aux copropriétaires lors des appels de fonds. Cependant, pour que la demande soit prise en compte par le syndic, il faut qu’elle parvienne assez tôt par rapport à la date de l’AG. En cas de demande tardive, le syndic peut refuser d’inscrire la question à l’ordre du jour et la porter à celui de l’assemblée suivante.

Informations utiles. La convocation doit impérativement mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Si ce n’est pas le cas, la nullité de l’AG peut être demandée. La réunion doit se dérouler dans la commune où est situé l’immeuble en copropriété, sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement (si cette règle n’est pas respectée, l’AG peut être annulée). En l’absence d’autorisation expresse, le syndic ne peut convoquer l’AG dans ses bureaux. L’AG peut se tenir n’importe quel jour, y compris un dimanche, sauf si le règlement de copropriété l’interdit.


Convocation à l’AG des copropriétaires : des documents à transmettre

Principe. En fonction des questions posées, certains documents et renseignements doivent être adressés aux copropriétaires avant l’AG. Ils sont joints à la convocation, puisqu’ils doivent parvenir aux copropriétaires au plus tard en même temps que l’ordre du jour.

Les contrats, devis, etc. Les copropriétaires doivent connaître les conditions essentielles de tous les contrats. Lorsque l’assemblée générale doit approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux, les conditions essentielles du contrat doivent être notifiées aux copropriétaires.

Une simple information. Un certain nombre de documents doivent être adressés aux copropriétaires simplement pour leur information. Il s‘agit par exemple de l’état détaillé des rémunérations perçues par le syndic, de l’avis du Conseil syndical quand il doit être consulté, du compte-rendu de l’exécution de sa mission par le Conseil syndical.

Attention. L’absence de documents peut entraîner la nullité des votes. Certains documents, comme le projet de budget prévisionnel lorsque l’assemblée est appelée à le voter, ou le projet de contrat de syndic lorsque l’assemblée doit le désigner, sont nécessaires à la validation de la décision. S’ils n’ont pas été notifiés dans les formes et les délais légaux, la résolution votée peut être annulée à la demande d’un copropriétaire opposant ou défaillant.

Mais. L’absence de remise de document non obligatoire n’emporte pas nullité de l’AG.

Exemple. Il est admis que le défaut de notification d’un devis n’entraîne pas l’annulation de l’assemblée dans son ensemble, mais seulement de la décision concernant les travaux.

Le saviez-vous ?

En cas de litige, c’est au syndic de prouver que les documents ont bien été joints aux convocations.

Exceptions. Dans deux cas toutefois, le syndic n’a pas à notifier à nouveau les documents :

  • quand les copropriétaires sont réunis une seconde fois pour se prononcer à la majorité simple sur une décision qui n’a pas recueilli la majorité absolue lors d’une première AG ;
  • lorsque les copropriétaires votent à la double majorité certains travaux d’amélioration qui n’ont pas pu être adoptés à la double majorité lors d’une précédente assemblée générale.

A retenir

Par principe, la convocation est faite par lettre recommandée avec AR, mais aussi par mail depuis le 24 octobre 2015, sous réserve d’une autorisation donnée par le copropriétaire. En plus de cette convocation, qui doit contenir des mentions précises, des documents peuvent devoir être obligatoirement joints en fonction de l’ordre du jour.

J'ai entendu dire



Sources

  • Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
  • Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
  • Loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 22 novembre 2006, n° 05-19042 (preuve de l’envoi des documents joints aux convocations)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 3ème chambre civile, du 19 décembre 2007, n° 07-13703 (respect du délai de convocation prévu par le règlement de copropriété)
  • Arrêt de la Cour de cassation, 3ème chambre civile, du 23 Janvier 1979, n° 77-15315 (la date de la signature détermine le point de départ du délai de convocation)
  • Arrêt de la Cour d’appel de Paris du 23 mai 2012, n° 11-02275 (lieu de l’AG)
  • Arrêt de la Cour d’appel de Paris du 15 janvier 2009, n° 08-00838 (le syndic ne peut convoquer l’AG dans ses bureaux, sauf autorisation expresse)
  • Arrêt de la Cour d’appel de Paris du 2 juillet 2009, n° 07-22281 (vote global)
  • Arrêt de la Cour de cassation, 3ème chambre civile, du 22 juin 2017, n° 16-22073 (AG convoquée par les copropriétaires-questions rajoutées par le syndic)
  • Arrêt de la Cour de cassation, 3ème chambre civile, du 22 mars 2018, n° 16-27481 (document non obligatoire non remis-pas d’annulation de l’AG)

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